Guide til succesfuld onboarding af nye medarbejdere

En god start på en ny arbejdsplads er afgørende for en medarbejders trivsel og fremtidige succes. Når den helt rigtige kandidat er fundet og ansat, er det kun første skridt. Processen med at få den nye medarbejder godt ombord, kendt som onboarding, er mindst lige så vigtig. Den første tid i en ny stilling kan være overvældende, og en vellykket onboarding sikrer, at den nyansatte hurtigt føler sig som en værdifuld del af teamet og organisationen.

Hvad er god onboarding?

En god onboarding-proces handler om mere end bare at udlevere en computer og en adgangskode. Det er en strategisk indsats, der sigter mod at integrere nye medarbejdere fuldt ud i virksomheden, både fagligt, socialt og kulturelt. Målet er at sikre, at den nyansatte hurtigt bliver produktiv og føler sig motiveret og tilknyttet arbejdspladsen. Investering i onboarding kan markant øge medarbejdernes fastholdelse og reducere risikoen for, at de søger nye udfordringer kort efter ansættelsen. HR-eksperter understreger vigtigheden af at afsætte tid og ressourcer til denne kritiske fase for at høste de mange fordele.

Hvad skal en onboarding plan indeholde?

En effektiv onboarding plan er et struktureret forløb, der guider den nye medarbejder gennem de første uger og måneder i virksomheden. Planen skal ikke kun give de nødvendige værktøjer til at udføre arbejdsopgaverne, men også facilitere opbygningen af sociale relationer og en dybere forståelse for arbejdspladsens kultur og værdier. En veludført plan bidrager til, at nye kolleger ikke alene forstår deres specifikke rolle, men også hvordan de passer ind i den større sammenhæng og bidrager til de overordnede mål.

Tre vigtige udviklingsområder

• Forståelse for arbejdspladsen som helhed: Dette indebærer, at medarbejderen opnår indsigt i organisationens struktur, strategier, mål, kultur og værdier. For offentligt ansatte kan dette også omfatte en forståelse for at arbejde i staten og hvordan den lokale arbejdsplads passer ind i en national kontekst. Denne viden er afgørende for, at medarbejderen kan se, hvordan deres bidrag understøtter virksomhedens samlede mission.
• Faglig udvikling: Den nyansatte skal hurtigt opnå de kompetencer, der er nødvendige for at varetage deres arbejdsopgaver med faglig sikkerhed. Dette kan omfatte formel træning eller uddannelse i starten af ansættelsen, men det er lige så vigtigt, at medarbejderen hurtigt får mulighed for at prøve kræfter med opgaverne i praksis.
• Social tilknytning: Integration i det sociale fællesskab er vitalt. Onboarding skal skabe muligheder for interaktion med kolleger, opbygning af netværk og en forståelse for den sociale dynamik på arbejdspladsen. En stærk social integration bidrager til en følelse af at høre til og er en væsentlig faktor for langvarig tilknytning og trivsel.

Opbygning af onboarding-forløbet

Et effektivt onboarding-forløb kræver omhyggelig planlægning og udførelse. Det handler om at gribe den energi og motivation, som nye medarbejdere typisk medbringer.

Grib medarbejdernes engagement

Nye medarbejdere starter ofte med et højt niveau af engagement og et stærkt ønske om at bidrage. Det er afgørende at udnytte denne energi ved at vise engagement fra virksomhedens side, stille de nødvendige ressourcer til rådighed og hurtigt uddelegere meningsfulde opgaver. Det skal gøres tydeligt, hvordan den nyansatte kan bidrage til den fælles opgaveløsning. Nye perspektiver er værdifulde, så det er også vigtigt at lytte til medarbejdernes input. Et godt forløb strækker sig typisk over flere måneder og veksler mellem information, opfølgende dialoger og praktisk opgaveløsning.

Brug standardiserede og individuelle elementer

Et balanceret onboarding-forløb kombinerer standardiserede processer med individuelle tilpasninger. Standardiserede elementer sikrer effektivitet og konsistens. Dette kan omfatte faste procedurer for IT-opsætning, adgangskoder, kontorplads og generelle introduktioner eller kurser, som alle nyansatte skal igennem. Disse opgaver varetages ofte af HR- eller stabsfunktioner.

Individuelle elementer er nødvendige for at medarbejderen føler sig set og tilpas udfordret. Forløbet skal tilpasses den enkeltes erfaring (både generelt og specifikt i statsligt regi, hvis relevant) og sikre, at de fælles informationer kan relateres til medarbejderens specifikke opgaver. Ansvaret for de individuelle elementer ligger primært hos den nærmeste leder, men HR kan understøtte med generelle skabeloner og planer.

Onboarding-processen kan opdeles i faser: Preboarding (før første arbejdsdag), den egentlige Onboarding (de første uger/måneder) og Tilknytning (den løbende integration og udvikling).

Hvem har ansvaret for onboarding?

En succesfuld onboarding-proces kræver klart defineret ansvar. Selvom de første 90 dage ofte fremhæves som kritiske, strækker processen sig over flere måneder. Alle i organisationen spiller en rolle i at byde nye kolleger velkommen, men det er vigtigt at have en klar styring.

Hvis der ikke er en dedikeret HR-afdeling, bør ansvaret for onboarding placeres hos en person, der er vant til at træne eller har dyb indsigt i virksomhedens arbejdsprocesser. Det er ikke nødvendigvis den nærmeste leder alene, især hvis lederen primært fokuserer på hurtige resultater frem for den nye medarbejders integration og tryghed. En leder uden et "HR mindset" kan overse de udfordringer, en nyansat står overfor.

HR kan spille en vigtig rolle ved at følge op med den nyansatte, f.eks. med en kort samtale på 15 minutter om ugen i starten. Dette giver medarbejderen et trygt rum til at dele indtryk og spørgsmål, eventuelt anonymt, og hjælper HR med at opfange eventuelle faresignaler tidligt. Tidlig og konstruktiv feedback er afgørende, især hvis der opstår udfordringer, f.eks. med kommunikation. Hvis problemer ikke forbedres trods feedback, står virksomheden stærkere, hvis veje må skilles i prøveperioden.

Onboarding Pyramiden: Administration, Assimilation, Acceleration

En nyttig model til at strukturere onboarding er Onboarding Pyramiden (Lever, 2019), der består af tre trin, som bygger oven på hinanden.

1. Administration

Dette er det mest grundlæggende niveau og handler om at få styr på alle de formelle og praktiske aspekter. Det inkluderer underskrivelse af kontrakter, NDA'er og andre dokumenter. Lige så vigtigt er det at sikre, at alt er klar til medarbejderens første dag: Er kontorpladsen sat op? Er IT-udstyr og adgange klar? Er uniform eller andet nødvendigt udstyr på plads? Har medarbejderen adgang til læringsplatforme? Preboarding, fasen fra kontraktunderskrivelse til første dag, falder i høj grad ind under dette trin.

2. Assimilation

På dette trin fokuseres der på medarbejderens integration i det sociale og kulturelle miljø. Det handler om at lære virksomhedens værdier, kultur og interne regler (som compliance) at kende. Medarbejderen skal introduceres til sine nye opgaver og have tydelige forventninger til sin arbejdsindsats. Studier, som f.eks. fra Gallup (2015), viser, at kun en lille procentdel af medarbejdere er helt sikre på, hvad der forventes af dem. Tydelige forventninger er afgørende for, at medarbejderen kan levere resultater.

3. Acceleration

Det øverste trin i pyramiden handler om at sætte fart på medarbejderens udvikling i rollen, så de kan skabe succesoplevelser og levere resultater. Dette kræver et miljø, hvor medarbejderen føler sig tryg ved at være sit autentiske selv og har mulighed for at udvikle sig. Når medarbejdere føler sig trygge og inkluderet, kan de fokusere fuldt ud på deres opgaver. Tydelige mål og muligheder for træning og udvikling er centrale elementer i denne fase for at hjælpe medarbejderen med at nå sit fulde potentiale og bidrage optimalt.

Hvor lang tid tager onboarding, og hvorfor er det vigtigt?

Et effektivt onboarding-forløb har en direkte positiv indvirkning på virksomhedens bundlinje gennem flere målbare fordele, herunder større medarbejdertilknytning, færre sygedage, stærkere kollegialt sammenhold, gladere medarbejdere og mere ressourcebesparende processer.

Onboarding er en strategisk investering, der påvirker "time-to-performance" – altså hvor hurtigt en ny medarbejder bliver fuldt produktiv. For en nyansat leder kan det i gennemsnit tage over seks måneder at bidrage med værdi svarende til omkostningen. Et godt onboarding-forløb kan forkorte denne periode betydeligt, hvilket resulterer i hurtigere effektivitet og trivsel for både medarbejder og virksomhed.

Statistikker understreger vigtigheden: hele 86 % af nyansatte beslutter sig for, om de vil blive eller forlade en organisation inden for de første seks måneder. Desværre oplever 60 % af nyansatte, at virksomhedens forberedelser inden jobstart er mangelfulde eller ikke-eksisterende, selvom 88 % ønsker at lære mere om arbejdspladsen, før de starter. Virksomheder med et godt onboarding-forløb ser en markant stigning på op til 60 % i fastholdelse af medarbejdere.

Sådan skaber du stærke pre- og onboarding-forløb

At skabe et veltilrettelagt pre- og onboarding-forløb er afgørende for nye medarbejderes succes. Det kræver fokus på tre vigtige områder.

Hav en klar processtyring

En af de mest almindelige årsager til mangelfuld onboarding er uklarhed omkring ansvar. Det er essentielt at definere præcist, hvem der er ansvarlig for de forskellige opgaver i forløbet – lige fra oplæring, opgavefordeling og feedback til praktiske ting som IT-opsætning og introduktion til kolleger. En klar plan og struktur minimerer risikoen for flaskehalse, manglende opfølgning og udefinerede roller. Dette sikrer også en mere konsistent og professionel medarbejderoplevelse på tværs af organisationen.

Giv dine medarbejdere tidlige succesoplevelser

Udnyt den høje motivation som nye medarbejdere typisk starter med. Selvom det kan virke naturligt at give en "blød start", ønsker de fleste nyansatte hurtigt at bidrage. Sæt små, opnåelige mål for læring, udvikling og performance allerede fra start. Dette kan være at gennemføre et specifikt online kursus, observere en kollega i en bestemt proces, eller selv håndtere en mindre opgave under supervision. At leve op til disse mål, uanset hvor små de er, giver medarbejderen en følelse af at bidrage og opbygger succesoplevelser, hvilket styrker deres selvtillid og engagement.

Automatisér forløbene, og få overblik

Implementering af et IT-understøttet HR-system kan revolutionere onboarding-processen. Det skaber den nødvendige struktur og et komplet overblik, så ansvaret ikke udelukkende ligger hos enkeltpersoner. Digitale onboarding-processer muliggør automatisering af opgaver, uddelegering til de rette personer og sporing af medarbejdertilfredshed. Data fra systemet er uvurderlig for løbende at kunne justere og forbedre onboarding-forløbet. At samle alle tjeklister, processer, data og dokumentation ét sted sikrer ikke kun et problemfrit forløb, men også korrekt opbevaring af medarbejderdata i overensstemmelse med lovgivningen. Et system, der dækker hele medarbejderrejsen, giver adgang til historik, der kan bruges til kompetenceudvikling og opfølgning gennem hele ansættelsen.

Tjekliste: Vigtige punkter i pre- og onboarding-processen

At holde styr på alle detaljer i onboarding kan være en udfordring. Følgende tjekliste fremhæver nogle af de vigtigste punkter at huske. Listen er ikke udtømmende, men giver et godt udgangspunkt for at gennemgå jeres eksisterende processer.

Før opstart (Preboarding)

• Send en velkomstmail med alle praktiske informationer: mødetid, -sted, frokostordning, parkeringsmuligheder, information om en eventuel mentor, det planlagte onboarding-program, dresscode og vigtige kontaktpersoner.
• Informér hele organisationen om den nye, kommende kollega. Det er vigtigt, at alle er forberedt og klar til at byde velkommen, så den nyansatte føler sig ventet og værdsat fra dag ét.
• Planlæg det detaljerede onboarding-forløb for de første uger. Inkluder både faglige opgaver, nødvendige møder og sociale aktiviteter.

Den første dag

• Sæt god tid af til introduktioner. Introducer til kolleger, afdelingen og relevante ledere/direktører. Sørg for uformel tid til smalltalk – det viser, at virksomheden investerer tid i den nye medarbejder.
• Hold et opstartsmøde med den nærmeste leder eller mentor. Gennemgå virksomheden og afdelingen, giv praktiske informationer om faglige og sociale aktiviteter.
• Gennemgå det planlagte onboarding-program sammen med medarbejderen. Afstem forventninger, tjek om programmet matcher medarbejderens baggrund (f.eks. hvis de allerede har gennemført et kursus) og juster om nødvendigt.

De første tre uger

• Sæt klare, opnåelige mål for læring, udvikling og performance. Dette giver medarbejderen retning og mulighed for at opnå tidlige succesoplevelser.
• Hav en løbende dialog og forventningsafstemning. Tydeliggør medarbejderens rolle i organisationen, og diskuter om den stemmer overens med deres ønsker og nuværende kompetencer.
• Planlæg et opfølgningsmøde efter et par uger. Check ind med medarbejderen, giv plads til spørgsmål, undring og observationer. Spørgsmål opstår ofte først, når de første indtryk har bundfældet sig.

Efter tre uger (Tilknytning)

• Husk, at onboarding ikke slutter efter de første uger. Et godt forløb varer typisk mellem tre og seks måneder, og nogle gange længere – indtil medarbejderen fuldt ud leverer det, der forventes i stillingen. Planlæg aktiviteter og opfølgning, der strækker sig ud over den helt indledende fase.
• Giv løbende og grundig feedback på medarbejderens opgaver. Nyansatte kan føle sig usikre på, om de leverer godt nok, og regelmæssig feedback er afgørende for at opbygge selvtillid og justere indsatsen.

Genbrug onboarding initiativer til re-boarding

Investeringen i at skabe stærke onboarding-initiativer betaler sig på flere måder. Ud over at sikre en god start for nye medarbejdere, kan mange af de samme initiativer genbruges til re-boarding af medarbejdere, der vender tilbage efter en længere orlov, f.eks. barsel. En undersøgelse viser, at en betydeligandel af medarbejdere overvejer at skifte job under barsel. Derfor er det vigtigt at bevare tilknytningen til virksomheden i orlovsperioden, så medarbejderen glæder sig til at vende tilbage.

Initiativer som velkomstvideoer, opdateringer om virksomhedsnyheder eller adgang til nye kurser og systemintroduktioner kan deles med medarbejdere på orlov. Et IT-system kan hjælpe med at automatisere påmindelser om at kontakte medarbejderen, bestille blomster til velkomsten tilbage, klargøre kontorpladsen og indkalde til opstartsmøder. Ved at genbruge onboarding-koncepter til re-boarding sikrer man en professionel og omsorgsfuld tilbagevenden, hvilket styrker fastholdelse og medarbejderloyalitet.

Ofte Stillede Spørgsmål om Onboarding

Hvad er formålet med onboarding?

Formålet med onboarding er at integrere nye medarbejdere effektivt i virksomheden. Det handler om at give dem de nødvendige værktøjer og viden til at udføre deres job, hjælpe dem med at opbygge sociale relationer og sikre, at de forstår og omfavner virksomhedens kultur og værdier. En god onboarding øger medarbejdertrivsel, produktivitet og fastholdelse.

Hvorfor er en struktureret onboarding vigtig?

En struktureret onboarding-proces sikrer, at alle nyansatte får en konsistent og positiv oplevelse. Det reducerer usikkerhed, fremskynder indlæring og "time-to-performance", og minimerer risikoen for, at medarbejdere forlader virksomheden kort efter ansættelsen. Det bidrager til en stærkere organisationskultur og en mere effektiv drift.

Hvor længe varer et onboarding-forløb typisk?

Varigheden af et onboarding-forløb varierer, men det strækker sig typisk ud over de første par uger. Et effektivt forløb varer ofte mellem tre og seks måneder, og i nogle tilfælde længere, indtil medarbejderen føler sig fuldt integreret og leverer det forventede i sin rolle.

Hvem har ansvaret for onboarding?

Ansvaret for onboarding deles typisk mellem HR, den nærmeste leder og kolleger. HR varetager ofte de standardiserede og administrative dele samt den overordnede processtyring. Den nærmeste leder er ansvarlig for den faglige og individuelle integration og opfølgning. Kolleger spiller en vigtig rolle i den sociale integration. I mindre virksomheder uden HR kan ansvaret ligge hos en erfaren medarbejder eller leder med indsigt i processerne.

Kan man genbruge onboarding-materiale?

Ja, mange elementer fra et onboarding-forløb kan med fordel genbruges til re-boarding af medarbejdere, der vender tilbage efter en pause, f.eks. barsel eller orlov. Dette hjælper med at opdatere dem på ændringer og genintegrere dem i arbejdsfællesskabet.

Kunne du lide 'Guide til succesfuld onboarding af nye medarbejdere'? Så tag et kig på flere artikler i kategorien Læsning.