Guide til Kørselsregnskab og Kilometerpenge

At forstå reglerne for kørselsgodtgørelse og føre et korrekt kørselsregnskab er afgørende for mange lønmodtagere og selvstændige i Danmark. Det sikrer, at du får den kompensation, du er berettiget til for erhvervsmæssig kørsel i egen bil, og at du overholder SKATs krav. Denne guide dykker ned i, hvordan du bogfører din kørsel, hvem der kan modtage kilometerpenge, og hvad du skal være opmærksom på for at sikre, at dit regnskab bliver godkendt. Vi ser også på forskellen mellem kilometerpenge, kørselsfradrag og befordringsfradrag samt fordelene ved digitale løsninger.

For mange er kørsel en nødvendig del af arbejdet, hvad enten det er møder hos kunder, ture til leverandører eller kørsel mellem forskellige arbejdssteder. Når denne kørsel foregår i din private bil, har du ret til at modtage en kompensation fra din arbejdsgiver. Denne kompensation kaldes ofte kilometerpenge eller kørselsgodtgørelse, og den er skattefri, hvis visse betingelser er opfyldt. Nøglen til at opnå denne skattefri godtgørelse ligger i et korrekt og dokumenteret kørselsregnskab.

Hvem kan få kilometerpenge?

Du er berettiget til at modtage kilometerpenge, hvis du er lønmodtager, og du bruger din egen private bil til erhvervsmæssig kørsel i arbejdstiden. Det er din arbejdsplads eller arbejdsgiver, der skal udbetale dig denne godtgørelse. Formålet med kilometerpenge er at dække de udgifter, du har i forbindelse med at bruge din private bil til arbejdsrelaterede formål. Det kan eksempelvis være turen fra din arbejdsplads ud til en kunde, kørsel til et kursus, eller transport mellem forskellige afdelinger af virksomheden.

Det er vigtigt at understrege, at kilometerpenge er en godtgørelse udbetalt af arbejdsgiveren for erhvervsmæssig kørsel. Dette adskiller sig fra befordringsfradrag, som er et skattemæssigt fradrag for kørsel mellem din bopæl og din faste arbejdsplads. Som selvstændig erhvervsdrivende i en enkeltmandsvirksomhed eller et I/S kan du ikke udbetale kilometerpenge til dig selv. I stedet kan du trække udgifterne til din erhvervsmæssige kørsel fra som et skattemæssigt fradrag i din virksomheds regnskab. Hvis du har behov for at tage penge ud af virksomheden til at dække udgifter til kørslen, skal dette bogføres som en privat hævning.

Statens Takster for Kilometerpenge

SKAT fastsætter hvert år satserne for skattefri kørselsgodtgørelse. Disse satser er baseret på et gennemsnit af de omkostninger, der er forbundet med at køre i bil (f.eks. benzin, forsikring, værditab). Satserne er differentierede, hvilket betyder, at du får en højere sats per kilometer for de første kilometer, du kører erhvervsmæssigt på et år, og en lavere sats for kørsel derudover.

Satser i 2020

I 2020 var satserne for skattefri kørselsgodtgørelse:

• 3,52 kroner pr. kilometer for de første 20.000 kilometer pr. år.
• 1,96 kroner pr. kilometer for kørsel ud over 20.000 kilometer pr. år.

Satser i 2019

Til sammenligning var satserne i 2019:

• 3,56 kroner pr. kilometer for de første 20.000 kilometer pr. år.
• 1,98 kroner pr. kilometer for kørsel ud over 20.000 kilometer pr. år.

Det er essentielt at bruge de korrekte satser for det pågældende år, når du udarbejder dit kørselsregnskab. Du kan altid finde de gældende satser på SKATs hjemmeside under afsnittet om skattefri kørselsgodtgørelse.

Sådan Beregner du Kilometerpenge

Beregningen af det beløb, du skal have udbetalt i kilometerpenge, er baseret på antallet af erhvervsmæssige kilometer, du har kørt, ganget med den gældende sats per kilometer. Hvis du har kørt mere end 20.000 kilometer på et år, skal du opdele din kørsel i to dele: den første del op til 20.000 kilometer og den resterende del derudover.

Eksempel på Beregning

Lad os antage, at du i 2020 har kørt 21.000 erhvervsmæssige kilometer i din egen bil. Beregningen vil se således ud:

• Kørsel op til 20.000 km: 20.000 km * 3,52 kr/km = 70.400 kr.
• Kørsel over 20.000 km: (21.000 km - 20.000 km) * 1,96 kr/km = 1.000 km * 1,96 kr/km = 1.960 kr.

Din samlede skattefri kørselsgodtgørelse for de 21.000 kilometer i 2020 vil derfor være 70.400 kr. + 1.960 kr. = 72.360 kroner.

SKATs Krav til Kørselsregnskab

Et korrekt og fyldestgørende kørselsregnskab er din dokumentation over for SKAT for, at din kørsel er erhvervsmæssig, og at den udbetalte godtgørelse er korrekt beregnet efter de statslige satser. Hvis dit kørselsregnskab ikke lever op til SKATs krav, risikerer du, at godtgørelsen bliver beskattet som almindelig lønindkomst. Kravene er dog ikke uoverstigelige, men kræver systematik og omhyggelighed.

Hvad Skal et Kørselsregnskab Indeholde?

For hver enkelt erhvervsmæssig tur skal dit kørselsregnskab indeholde følgende essentielle oplysninger:

• Kørslens erhvervsmæssige formål – en kort beskrivelse af grunden til turen (f.eks. kundemøde, levering, kursus).
• Startpunkt for kørslen – angivet med adresse eller GPS-koordinater.
• Destination for kørslen – angivet med adresse eller GPS-koordinater. Eventuelle stop undervejs skal også noteres med adresse/koordinater.
• Dato for kørslen.
• Distancen der er kørt – angivet i antal km.
• Beregning af kilometerpenge efter de gældende satser for det pågældende år.
• Dokumentation for, at kørslen er sket i medarbejderens egen bil. Dette inkluderer typisk medarbejderens navn, CPR-nummer og bilens nummerplade.

SKAT anbefaler, at man anvender den samme systematik, uanset om man fører regnskabet manuelt eller elektronisk, for at sikre konsistens og fuldstændighed.

Manuel vs. Elektronisk Kørebog

Du har to primære muligheder for at føre dit kørselsregnskab: manuelt eller elektronisk. Valget afhænger ofte af personlige præferencer, mængden af kørsel og ønsket om automatisering.

Manuel Kørebog

En manuel kørebog indebærer, at du eller dine medarbejdere fysisk noterer detaljerne for hver erhvervsmæssig tur, typisk på en køreseddel eller i et regneark (f.eks. Excel). SKAT stiller ikke krav om en bestemt skabelon, men anbefaler systematik. Fordelen ved en manuel kørebog er dens enkelhed og lave opstartsomkostning. Ulemperne inkluderer den tid, det tager at udfylde sedler for hver tur, risikoen for at glemme at notere ture, samt potentiale for fejl ved manuel indtastning og beregning af distancer og godtgørelse. SKAT stiller skemaer til rådighed for manuel indtastning på deres hjemmeside.

Elektronisk Kørebog

En elektronisk kørebog automatiserer store dele af registreringsprocessen. Dette sker typisk via en mobilapp, der bruger din smartphones GPS til automatisk at registrere start- og slutpunkt samt den kørte distance for hver tur. Med en elektronisk løsning slipper du for at udfylde køresedler manuelt, hvilket sparer tid og minimerer risikoen for fejl og manglende dokumentation.

Der findes flere elektroniske kørebogsløsninger på markedet. Nogle apps, som f.eks. Mileage Book, kan automatisk starte og stoppe registreringen ved hjælp af Bluetooth (f.eks. fra bilradioen eller en iBeacon), når du starter og slukker bilen. Andre populære apps som Driversnote gemmer automatisk ruten via telefonens GPS under kørslen. Mange regnskabsprogrammer, herunder e-conomic, tilbyder integrationer til elektroniske kørebøger, hvilket strømliner bogføringen yderligere. Med e-conomics Projektstyring modul kan kørsel registreres direkte via smartphone, selvom traditionelle ugesedler også stadig kan anvendes.

Elektroniske kørebøger som WorkMirror fremhæves for at spare tid og sikre, at alle nødvendige data logges automatisk, hvilket hjælper med at overholde både arbejdsgiverens og SKATs krav for korrekt kørselsgodtgørelse.

60-dages-reglen

Når du kører fra din bopæl til en midlertidig arbejdsplads, er det vigtigt at være opmærksom på SKATs 60-dages-regel. Denne regel definerer, hvor længe kørsel til det samme midlertidige arbejdssted kan betragtes som erhvervsmæssig kørsel, der berettiger til skattefri kørselsgodtgørelse.

Reglen siger, at kørsel fra din bopæl til det samme midlertidige arbejdssted højest kan godkendes som erhvervsmæssig kørsel i 60 arbejdsdage inden for en periode på 12 måneder. Efter 60 dage på det samme midlertidige arbejdssted vil SKAT som udgangspunkt betragte dette sted som din faste arbejdsplads i skattemæssig forstand, og kørsel dertil vil herefter falde ind under reglerne for befordringsfradrag (hvis betingelserne herfor er opfyldt).

Reglen skal forhindre, at medarbejdere modtager skattefri godtgørelse for kørsel til et sted, der reelt er blevet deres faste arbejdssted. Reglen er særligt relevant for medarbejdere, der arbejder på projektbasis eller har skiftende arbejdssteder over længere perioder.

Kørselsgodtgørelse for Selvstændige

Som tidligere nævnt gælder der særlige regler for selvstændige erhvervsdrivende, der bruger egen bil i virksomheden. Hvis du driver en enkeltmandsvirksomhed eller er medejer af et I/S, kan du ikke udbetale kilometerpenge til dig selv på samme måde som en lønmodtager modtager dem fra en arbejdsgiver.

I stedet for skattefri godtgørelse har du som selvstændig mulighed for at foretage et skattefradrag i din virksomheds regnskab for den erhvervsmæssige kørsel i din private bil. Dette fradrag beregnes ligeledes ud fra SKATs gældende satser for erhvervsmæssig kørsel. Du skal føre et kørselsregnskab, der dokumenterer den erhvervsmæssige kørsel, på linje med kravene til lønmodtagere, for at kunne foretage fradraget.

Hvis du har behov for at få dækket dine udgifter til kørslen personligt, og derfor tager penge fra virksomheden til dig selv, skal dette bogføres som en privat hævning i regnskabet. Denne hævning er ikke en skattefri godtgørelse, men blot en overførsel af midler fra virksomheden til din private økonomi. Det skattemæssige aspekt af kørslen håndteres via fradraget i virksomhedens resultat.

Befordringsfradrag (Kørselsfradrag)

Det er vigtigt at holde befordringsfradrag adskilt fra kørselsgodtgørelse. Befordringsfradrag, ofte kaldet kørselsfradrag, er et fradrag, som lønmodtagere med en fast arbejdsplads kan trække fra på deres personlige selvangivelse. Dette fradrag dækker kørsel mellem din bopæl og din faste arbejdsplads.

Du er berettiget til befordringsfradrag, hvis afstanden mellem din bopæl og dit faste arbejdssted er mere end 12 kilometer hver vej. Fradraget beregnes også ud fra satser fastsat af staten, men strukturen er anderledes end for kørselsgodtgørelse. Der er et bundfradrag (de første 12 km), og satserne kan ændre sig med afstanden.

Reglerne for befordringsfradrag er separate fra reglerne for skattefri kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel, som er emnet for denne artikel. Du kan finde mere detaljeret information om beregning af befordringsfradrag på SKATs hjemmeside.

Hvornår er der krav om kørebog?

Føring af en kørebog er i visse situationer et lovkrav, der tjener som nødvendig dokumentation over for SKAT.

Der er krav om, at der føres en kørebog, når:

• En medarbejder bruger sin private bil til erhvervsmæssig kørsel, og arbejdsgiveren udbetaler skattefri kørselsgodtgørelse for dette. Kørebogen dokumenterer grundlaget for den skattefri udbetaling.
• En medarbejder bruger en af firmaets biler. Her er kørebogen afgørende for at dokumentere, om bilen udelukkende anvendes erhvervsmæssigt, eller om der forekommer privat kørsel, som skal beskattes som fri bil. Uden en fyldestgørende kørebog, der dokumenterer fraværet af privat kørsel, vil bilen som udgangspunkt blive anset for at stå til rådighed for privat brug, hvilket udløser beskatning af fri bil.

Kørebogen er altså et centralt dokument for både arbejdsgiver og medarbejder for at sikre korrekt skattemæssig behandling af bil og kørsel. Den skal være en detaljeret log over al kørsel, der skal godtgøres eller dokumenteres over for SKAT.

Bogføring af Kørsel i Dinero

For virksomheder, der anvender regnskabsprogrammet Dinero, findes der specifikke funktioner og procedurer til håndtering af kørselsgodtgørelse og bogføring af kørsel. Korrekt bogføring er afgørende for at sikre, at regnskabet er retvisende, og at dokumentationen over for SKAT er på plads.

Sådan Bogfører du Kørselsgodtgørelse Korrekt i Dinero

Når en medarbejder skal have udbetalt kørselsgodtgørelse, skal dette bogføres i virksomhedens regnskab. I Dinero vil dette typisk ske ved at oprette et bilag. Baseret på medarbejderens kørselsregnskab (som indeholder alle de nødvendige oplysninger om turene), opretter du en postering på en relevant udgiftskonto for biludgifter, som f.eks. Konto 7190 - Biludgifter efter statens takster. Modkontoen vil være den konto, hvorfra godtgørelsen udbetales, typisk virksomhedens bankkonto.

Retning af Fejlagtig Bogføring

Hvis du opdager, at en tidligere bogføring af kørselsgodtgørelse er forkert, skal fejlen rettes. I Dinero kan du finde de relevante bilag ved at navigere til Regnskab → Rapporter og finde posteringerne på den konto, hvor den fejlagtige bogføring er sket (f.eks. Konto 7190). Ved at klikke på de tre streger ud for beløbet kan du se kontoudtoget med de specifikke bilag.

Klik ind på det bilag, der er fejlbehæftet. Hvis fejlen eksempelvis består i, at modkontoen er forkert i en personlig virksomhed, hvor du som ejer har dækket udgiften privat, skal modkontoen rettes til en egenkapitalkonto, f.eks. 60100 - Egenkapital primo. For at rette bilaget i Dinero skal du typisk trykke på 'Mere' og derefter 'Ret bilag'. Når du har ændret modkontoen til den korrekte, skal du blot godkende ændringen.

Bogføring af Allerede Udbetalt Kilometergodtgørelse (for Selvstændige)

Som nævnt kan du som selvstændig ikke udbetale skattefri kilometergodtgørelse til dig selv. Hvis du har taget penge fra din virksomhed for at dække udgifter til erhvervsmæssig kørsel, skal dette bogføres korrekt som en privat hævning. I Dinero findes der en specifik bogføringsskabelon til dette formål: 'Hævet privat'. Du finder den under Bogføring → Skabeloner → Hævet privat. Når du bruger denne skabelon, sikrer du, at transaktionen registreres korrekt som en reduktion af din egenkapital og ikke som en erhvervsudgift i form af kørselsgodtgørelse. Husk at vælge den præcise dato, hvor du foretog den private hævning.

Ofte Stillede Spørgsmål om Kørselsregnskab og Kilometerpenge

Her finder du svar på nogle af de mest almindelige spørgsmål vedrørende kørselsregnskab og kilometerpenge i Danmark.

Hvem kan få kilometerpenge?
Lønmodtagere, der bruger deres private bil til erhvervsmæssig kørsel og får godtgørelsen udbetalt af deres arbejdsgiver.

Hvad er statens satser for kilometerpenge?
Satserne fastsættes årligt af SKAT og differentieres typisk for kørsel op til og over 20.000 km pr. år. Se de specifikke satser for de relevante år længere oppe i artiklen.

Hvordan beregner man kilometerpenge?
Antal erhvervsmæssige kilometer ganges med den gældende statslige sats per kilometer. Husk at tage højde for, om kørslen er over eller under grænsen på 20.000 km/år.

Hvad skal et kørselsregnskab indeholde?
Det skal som minimum indeholde kørslens formål, start- og slutpunkt (med adresse/koordinater), dato, distance i km, beregning, samt oplysninger om medarbejder og bil (hvis egen bil). Se den detaljerede liste ovenfor.

Hvad er forskellen på manuel og elektronisk kørebog?
En manuel kørebog kræver, at du selv noterer hver tur, f.eks. på papir eller i et regneark. En elektronisk kørebog bruger typisk GPS via en app til automatisk at registrere ture, hvilket er mere tidsbesparende og mindsker risikoen for fejl.

Hvad er 60-dages-reglen?
En skattemæssig regel, der begrænser muligheden for at modtage skattefri kørselsgodtgørelse for kørsel fra bopæl til det samme midlertidige arbejdssted til maksimalt 60 arbejdsdage inden for en 12-måneders periode.

Kan jeg få kilometerpenge som selvstændig?
Nej, som selvstændig kan du ikke udbetale skattefri kilometerpenge til dig selv. Du kan i stedet foretage et skattefradrag i din virksomheds regnskab baseret på SKATs satser for erhvervsmæssig kørsel.

Hvad er befordringsfradrag?
Et skattemæssigt fradrag for lønmodtagere for kørsel mellem bopæl og fast arbejdssted, hvis afstanden er over 12 km hver vej. Det er forskelligt fra kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel.

Hvornår er der krav om kørebog?
Der er krav om kørebog, når medarbejdere bruger privat bil til erhvervskørsel med godtgørelse, eller når medarbejdere bruger en firmabil (for at dokumentere erhvervsmæssig vs. privat kørsel og undgå beskatning af fri bil).

At have styr på dit kørselsregnskab er fundamentalt for at sikre, at du modtager den korrekte kompensation for din erhvervsmæssige kørsel og for at overholde de gældende regler fra SKAT. Uanset om du vælger at føre dit regnskab manuelt eller benytte dig af en af de mange elektroniske løsninger, er nøjagtighed og fuldstændighed i dokumentationen afgørende. Ved at følge de retningslinjer og krav, der er beskrevet i denne artikel og uddybet på SKATs officielle hjemmeside, kan du navigere i reglerne for kørselsgodtgørelse og fradrag med større sikkerhed og undgå ubehagelige overraskelser.

Kunne du lide 'Guide til Kørselsregnskab og Kilometerpenge'? Så tag et kig på flere artikler i kategorien Læsning.